Nhận thấy trong việc số hóa, hiện đại hóa công việc lưu trữ và tìm kiếm văn bản trong quản lý hành chính, tra cứu, tìm kiếm thông tin, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hoặc các buổi làm việc hàng ngày hiện nay trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp vẫn còn hạn chế như tìm kiếm quá lâu, lưu trữ không có tiêu chí, trật tự nhất định.

Có quá nhiều văn bản với rất nhiều lĩnh vực khác nhau, từ đất đai, môi trường, cho đến đầu tư, luật doanh nghiệp, kinh tế, luật dân sự, hình sự,….cho đến rất nhiều loại văn bản như thông tư, nghị định, nghị quyết, lệnh, quyết định, thông tư liên ngành,… cho đến rất nhiều cơ quan ban hành như Bộ tư Pháp, Quốc hội, Chính phủ, Bộ tài nguyên, Bộ Kế hoạch đầu tư…..Việc lưu trữ và sắp xếp văn bản theo các lĩnh vực và thể loại, cơ quan ban hành này đòi hỏi sự phân loại chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ, nhằm lúc cần lấy ra, tìm kiếm và rút trích văn bản được chính xác, nhanh chóng và thuận tiện.

Nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc trong việc lưu trữ và tìm kiếm văn bản hành chính và quy phạm, đội ngũ chuyên gia công nghệ công ty Tân Phúc với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp phần mềm và phần cứng đã đưa ra phần mềm quản lý văn bản QLVB version 1.0 vào hoạt động và giúp các cơ quan nhà nước tiết kiệm được thời gian tìm kiếm văn bản, đồng thời sắp xếp lưu trữ văn bản một cách khoa học, chính xác.

 Phần mềm có các ưu điểm sau:

-          Lưu trữ thông minh: Văn bản được sắp xếp, lưu trữ với đa thuộc tính, đánh dấu được từ khóa trọng tâm, lĩnh vực trọng tâm, nhằm tạo tiền đề cho việc tìm kiếm văn bản sau này một cách nhanh chóng.

-          Tìm kiếm thông minh: Với hệ thống gợi ý thông minh, chỉ cần vài từ khóa cơ bản do người dùng đưa vào, phần mềm phân tích và gợi ý được ngay các văn bản với nội dung cần tìm ngay lên đầu thay vì đưa ra quá nhiều kết quả như trước đây, người dùng có thể tự thay đổi từ khóa cho phù hợp mà không mất quá nhiều thao tác khác, hệ thống tìm kiếm và gợi ý thông minh đã có thể thay đổi, đưa ra gợi ý khác tùy theo mong muốn tìm kiếm của người dùng. Ngoài ra, với bộ lọc thông minh giống như những ngăn tủ đựng hồ sơ sẽ giúp người dùng thống kê được với mỗi thuộc tính như (loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan ban hành…) thì tương ứng với mỗi từ khóa có bao nhiêu văn bản hiện có, hoặc lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau cùng lúc, giúp văn bản dù được lưu trữ lâu ngày, khó tìm thấy cũng tìm ra một cách dễ dàng nhờ bộ lọc thông minh và hệ thống tìm kiếm thông minh.

Hiện phần mềm đang áp dụng đạt được những kết quả khả quan ban đầu tại Bộ Tài Nguyên Môi Trường tại địa chỉ demo này: http://vanbanquocgia.com/

Chi tiết xin liên hệ :

Giám đốc dự án : leminh@tanphuc.com

Quản lý dự án : huynv@tanphuc.com